Wspólnota wysyła zapytanie do czterech firm i dostaje cztery oferty, których nie da się zestawić. Jedna wycenia malowanie dwiema warstwami, druga „renowację” bez opisu, trzecia nie wlicza rusztowania, czwarta podaje cenę za metr bez obmiaru. Dobrze przygotowane zapytanie ofertowe na renowację elewacji temu zapobiega.
Poniżej piszemy, co w nim zawrzeć, z perspektywy wykonawcy, który takie zapytania dostaje i wycenia. To nie jest porada prawna. Sposób podejmowania decyzji i zawierania umów we wspólnocie czy spółdzielni określają jej zarząd i obowiązujące ją zasady, a projekt umowy warto dać do przejrzenia prawnikowi.
Zapytanie ofertowe na renowację elewacji: zakres prac
Słowo „renowacja” każdy wykonawca rozumie trochę inaczej. Zakres najlepiej rozpisać na pozycje, nawet jeśli część z nich zostanie potwierdzona dopiero po oględzinach:
- mycie elewacji i ewentualne odgrzybianie,
- naprawy tynku (rysy, ubytki, odspojenia) z informacją, czy wykonawca ma je zinwentaryzować i wycenić osobno (o samych naprawach piszemy na stronie napraw elewacji),
- gruntowanie i malowanie, z liczbą warstw,
- elementy dodatkowe: balkony i balustrady, cokół, obróbki blacharskie, parapety, rynny, elementy stalowe i drewniane,
- zabezpieczenie okien, balkonów, terenu i zieleni,
- sprzątanie i wywóz odpadów.
Trzeba też napisać, czego zakres nie obejmuje, na przykład docieplenia, wymiany parapetów albo prac na dachu. Wykonawca, który widzi granice zakresu, nie musi ich zgadywać, a zarząd nie zostaje z pozycjami „poza ofertą” w połowie prac.
Obmiar i dokumenty do załączenia
Najczęstsze źródło różnic w ofertach to powierzchnia. Jeśli wspólnota ma obmiar (z dokumentacji, z poprzedniego remontu, z inwentaryzacji), dobrze go załączyć i poprosić, żeby wszyscy wyceniali według tej samej ilości, a własne pomiary podawali osobno. Trzeba też określić sposób liczenia: czy otwory okienne są odliczane, jak liczone są ościeża, balkony i detale. Bez tego „cena za metr” w dwóch ofertach może oznaczać co innego.
Do zapytania przydają się:
- zdjęcia wszystkich ścian i miejsc problematycznych,
- rysunki elewacji z projektu lub inwentaryzacji, jeśli są,
- informacja, czy budynek jest docieplony, kiedy i jakim systemem,
- informacja o ostatnim malowaniu: rok, produkt, kolor,
- zalecenia dotyczące elewacji z protokołów kontroli okresowej,
- ograniczenia: parking, wjazdy, lokale usługowe na parterze, drzewa przy ścianach.
Mimo dokumentów wykonawca powinien obejrzeć budynek przed złożeniem oferty. W warunkach technicznych wykonawstwa systemów ociepleń Caparol jest zasada, że wykonawca sam sprawdza przydatność podłoża (tam: do klejenia płyt ocieplających) i zgłasza na piśmie spostrzeżenia oraz wątpliwości przy składaniu oferty. Tę samą logikę można przenieść do zapytania na renowację: oferta ma zawierać uwagi wykonawcy o stanie podłoża i o pracach, których potrzebę widzi.
Wymagania techniczne
System i materiały
Można wskazać konkretny system lub produkt, np. farbę silikonową określonego producenta, albo opisać wymagania i dopuścić rozwiązania równoważne. W drugim przypadku warto zażądać, by oferta podawała nazwy produktów: gruntu, farby i materiałów naprawczych. Jeśli budynek ma system ociepleń, nowe materiały powinny być z nim zgodne. W warunkach technicznych wykonawstwa Caparol użycie składników różnych systemów, pochodzących od różnych producentów, wymieniono jako błąd, którego skutkiem jest utrata gwarancji producenta na system. Ten sam dokument zaleca, by warunki techniczne producenta były integralną częścią umowy jako „dodatkowe warunki techniczne umowy”. Podobnie można potraktować karty techniczne produktów wybranych do renowacji.
Kolorystyka
Kolor najlepiej wybrać przed zapytaniem albo zapisać, że zostanie ustalony na próbnym polu. Bolix w karcie farby SIL zaleca malowanie próbne, bo kolor wyschniętej powłoki może różnić się od wzornika, i nie zaleca ciemnych kolorów (współczynnik HBW poniżej 30) na dużych, nasłonecznionych ścianach. Przy ciemnych odcieniach dobrze zapytać wykonawców, czy wybrany kolor nadaje się na daną ścianę według zaleceń producenta. Warto też sprawdzić, czy kolorystyka nie wymaga uzgodnień, na przykład gdy budynek leży w strefie ochrony konserwatorskiej. To pytanie do zarządu i projektanta, nie do wykonawcy.
Harmonogram i organizacja
Zapytanie powinno podawać oczekiwany termin rozpoczęcia i zakończenia albo okno, w którym prace są możliwe. Można też poprosić o harmonogram z podziałem na ściany lub etapy i o informację, jak wykonawca uwzględnia przerwy pogodowe. Farby elewacyjne mają w kartach technicznych minimalną temperaturę otoczenia i podłoża (dla farby Bolix SIL jest to +5°C), więc jesienią harmonogram łatwo się wydłuża. Do tego dochodzą: sposób dostępu (rusztowanie, podnośnik koszowy, dostęp linowy), miejsce na zaplecze i materiały, godziny prac uzgodnione z zarządem oraz sposób informowania mieszkańców.
Gwarancja, ubezpieczenie, referencje
W zapytaniu można poprosić o:
- okres i zakres gwarancji wykonawcy oraz wzór karty gwarancyjnej z wyłączeniami i trybem zgłaszania usterek,
- informację, czy i na jakich warunkach przysługuje gwarancja producenta materiałów,
- potwierdzenie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej wykonawcy, czyli aktualną polisę z sumą gwarancyjną,
- referencje z podobnych obiektów, najlepiej z kontaktem do zarządcy,
- warunki płatności: etapami czy po zakończeniu, ewentualne raty.
Porównywanie ofert
Gdy oferty spłyną, łatwiej je porównać w tabeli niż czytać jedna po drugiej. Przykładowy układ:
| Kryterium | Na co patrzeć |
|---|---|
| Zakres | czy wszystkie pozycje z zapytania są wycenione; co wykonawca wpisał jako „poza zakresem” |
| Ilości | czy przyjęto obmiar z zapytania, czy własny i jaka jest różnica |
| Materiały | nazwy produktów, system, liczba warstw, grunt |
| Dostęp | rusztowanie, podnośnik czy dostęp linowy; czy koszt jest w cenie |
| Termin | data rozpoczęcia, czas trwania, zasady przesunięć z powodu pogody |
| Gwarancja | okres, zakres, wyłączenia; gwarancja producenta |
| Płatności | etapami czy po zakończeniu; ewentualne raty |
| Ubezpieczenie i referencje | polisa OC, podobne realizacje, kontakt do zarządcy |
Najniższa cena przy węższym zakresie albo bez gruntowania nie jest tańszą ofertą, tylko ofertą na inną pracę. Jeśli coś jest niejasne, lepiej zadać wszystkim wykonawcom te same pytania na piśmie i dać im możliwość uzupełnienia oferty. Wtedy porównanie jest uczciwe także wobec firm, które wyceniły pełny zakres.
Odbiór prac
Sposób odbioru najlepiej opisać już w zapytaniu. Przy elewacji sprawdzają się odbiory częściowe: po myciu i naprawach (zanim zostaną przykryte farbą), po gruntowaniu, po każdej ścianie. Odbiór końcowy kończy się protokołem odbioru z listą usterek i terminami ich usunięcia. Wykonawca przekazuje dokumenty: nazwy i karty techniczne użytych produktów, oznaczenia kolorów i kartę gwarancyjną. Przy odbiorze dobrze mieć po stronie wspólnoty osobę, która zna zakres umowy: zarządcę, inspektora nadzoru albo członka zarządu.
Jak odpowiadamy na zapytania ofertowe
Przed złożeniem oferty wspólnocie, spółdzielni czy zarządcy dokonujemy obmiaru elewacji. Na tej podstawie ustalamy zakres prac, termin i kosztorys, a na spotkaniu przedstawiamy zasady karty gwarancyjnej. Prace dodatkowe, które wyjdą w trakcie realizacji, omawiamy i zatwierdzamy razem z zamawiającym. Klientom B2B umożliwiamy płatności w ratach kwartalnych lub półrocznych. Zakres renowacji opisujemy na stronie malowania i renowacji elewacji, a zapytanie można wysłać przez formularz wyceny.